Automatiza y vende más rápido, esta es la clave para competir con grandes empresas

¿Cómo la inteligencia artificial y la automatización están ayudando a cerrar ventas más rápido sin reemplazar al vendedor?

Y efectivamente el incorporar automatizaciones o el incorporar inteligencia artificial me ayuda a cortar esos tiempos. Entre uno más atrae al lead hacia un lugar muy íntimo, lo más íntimo es el lugar pues más fácil y más rápido se cierra si no tiene la técnica. Siempre está esta mirada como pesimista de la inteligencia artificial me va a quitar el trabajo.

Si, yo lo que creo es que te va a quitar el trabajo si no aprendes a usarla. Quién sabe mañana eso creo que venderemos en holograma o negociando con robots. Ya tu cliente no va a ser una persona sin una inteligencia o un robot.

Me gusta mucho que por ejemplo estén usando inteligencia artificial para darle herramientas al vendedor para atender objeciones. Los vendedores que más éxito van a tener con la inteligencia son los que ya tienen la experiencia de vender sin inteligencia. Hola a todos, bienvenidos a un nuevo episodio de Autana Amplified.

Hoy tenemos un invitado muy especial. Dentro de las cosas que conocimos conversando con Carlos, nuestro invitado de hoy, es que fue profesor, fue docente en un colegio nómada. Una cosa que a mí me pareció increíble, el poder formar a personas basado en eventos, en fenómenos que sucedían alrededor del mundo y poder dar las materias a través de la experiencia viviéndola en ese lugar del mundo.

Pero Carlos además es coach, es consultor en ventas, es vendedor y creo que va a enriquecer mucho la conversación del día de hoy. Con nosotros Carlos Echeverri. Carlos, bienvenido a Autana Amplified.

Hola César, un gusto estar aquí con tu audiencia y hablando sobre ventas, que es de las cosas que más me gusta y ahora últimamente pues de inteligencia artificial y automatizaciones por supuesto. Como debe ser, yo creo que hoy en día todos de alguna manera estamos impactados o estamos tocados por este cambio que está sucediendo. Así que me encanta saber que tú también estás ya tomando esta nueva corriente.

 

¿Por qué acelerar el ciclo de ventas es clave hoy y cómo la inteligencia artificial puede ayudarte a lograrlo?

Y bueno, yo quiero empezar ya entrando en materia. Y como decíamos, una de las cosas que hoy en día todos los que estamos en el mundo empresarial y en el mundo del emprendimiento, estamos buscando es eficiencia. Y entre esas eficiencias, el ciclo de venta es uno de esos ciclos que siempre estamos buscando mejorar y optimizar.

Entonces en esa línea a mí me gustaría preguntarte, ¿por qué hoy acelerar el ciclo de venta es importante y cómo usas la inteligencia artificial en ese proceso? Claro que sí. El ciclo de ventas, hay una fórmula en ventas que tiene cuatro variables, que es muy simple para calcular las ventas que uno hace a diario. Entonces esas cuatro variables son, en el numerador está el porcentaje cierre, está el número de oportunidades y está el precio promedio de tu tiqueta.

Tú multiplicas esas tres y luego la divides por el denominador, que es el número de días que te toma cerrar una venta. Y bueno, yo que fui profe de matemáticas, pues en el denominador es donde está la clave, es el que hace la mayor palanca en esa fórmula. Entonces por eso yo me enfoco mucho con los equipos comerciales con los que trabajo en mover eso.

Entre menos días se demore tu ciclo de ventas, pues tus ventas totales van a aumentar muchísimo, más que si mueves las palancas del numerador. Entonces hoy acelerar las ventas, pues es con inteligencia artificial. La automatización es un requisito, más que un algo bonito para tener o una herramienta más de tu stack como vendedor, es que te toca acelerar el ciclo de ventas si quieres vender más.

Y te explico un poco por qué lo veo yo así, sobre todo en negocios como los que yo atiendo, que son pequeñas y medianas empresas, y es que el mercado está saturado de opciones. Tú ves, sea lo que sea que vendas productos o servicios, si vendes muebles, hay mil empresas vendiendo muebles en redes sociales, con pautas, en los locales, en la calle, y si vendes servicios, pues ahí todavía aún más hay competencia. Entonces lo que está pasando, lo que yo veo es que se está sofisticando mucho la forma en que se captura la atención del cliente primero, y luego la forma en que se llega a un cierre.

¿Cómo la inteligencia artificial y las automatizaciones permiten a los vendedores cerrar en días lo que antes tomaba meses?

Y ahí lo que es muy importante entender es que un vendedor no puede hacer las cosas tan rápido, más rápido. Yo no puedo como vendedor estar o haciendo llamadas más rápido, o haciendo más llamadas al día, por ejemplo, o haciendo seguimientos, más seguimientos al día, o haciendo más llamadas de cierre al día. Todos tenemos, como seres humanos, capacidad, tiempo, energía, sobre todo esas dos, tiempo y energía.

Entonces ahí es donde la inteligencia artificial y las automatizaciones, pues cobran muchísima relevancia, y ahí pues lo que yo estoy viendo es que los vendedores que están diseñando sus sistemas, que están integrando inteligencia a sus sistemas y a sus procesos de venta, son los que están logrando cortar ese ciclo hasta tres veces, que eso puede significar pasar de vender en meses a vender en días.

Súper relevante además porque una de las cosas que digamos yo veo como un indicador importante que tenemos que tomar en cuenta es eso, es ¿cuánto tiempo me toma hacer cualquier actividad dentro de mis capacidades? Y efectivamente el incorporar automatizaciones o el incorporar inteligencia artificial me ayuda a cortar esos tiempos, y si yo puedo acortar esos tiempos donde realizo mis actividades, por consecuencia pues debería poder acortar mi ciclo, debería poder llegar a ser, como tú bien lo decías, de pasar de ventas de meses a ventas de días. Y yo creo que ahí de alguna manera eso está ayudando a las organizaciones, y me encanta que estés trabajando con pequeñas y medianas porque de alguna manera yo creo que eso ayuda a las organizaciones a nivelarse.

Las empresas pequeñas y medianas también pueden competir con las empresas grandes en estos mercados tan saturados y lograr diferenciarse y lograr captar clientes al incorporar estas automatizaciones. Y en esa línea te preguntaría ¿cuál fue tu primer caso real? Donde tú puedes decir mira aquí de verdad la inteligencia artificial hizo una diferencia. Cuéntame cómo fue ese primer caso.

Yo llevo poco más de dos años ya en esto full time de ser coach de ventas y este caso es un cliente con el que he trabajado ya casi año y medio de esos dos años. Y estos son Metz Paz en Miami, que bueno de pronto tú entiendes este mercado poco mejor porque vives en la Florida. En Colombia este mercado es como diferente, pero los Metz Paz o todo lo que tiene que ver con belleza es un mercado súper grande, en Miami específicamente.

Y en Miami sobre todo. Y en Miami sobre todo, sí, sí. Y el fenómeno que pasa allá que yo vi es que reciben demasiados leads.

¿Cómo identificar cuellos de botella en ventas y usar inteligencia artificial para no perder leads en mercados saturados?

Allá incluso hay algunos Metz Paz que no hacen ni pauta, solamente con postear contenido orgánico en Instagram les empiezan a llover leads por redes sociales, por whatsapp y la gente le gusta mucho ir al front desk, como ir al bar y hablar con personas. No todo es digital, entonces el problema que tenían estos Metz Paz era que dejaban dinero sobre la mesa básicamente, o sea, se les perdían leads porque no tenían capacidad de atender a tanta gente, que es un gran problema para tener.

Y ahí lo que estábamos viendo era que, bueno, perdían clientes y además los que tenían se demoraban mucho en cerrar porque en el caso de uno de ellos tenían una sola persona vendiendo por teléfono y esa persona estaba en Colombia, entonces ella atendía whatsapp, mensajes por redes sociales, teléfono y luego estaban las personas, las chicas del front desk y pues ya las personas que hacen los tratamientos y entre todas vendían, todas cerraban ventas.

Entonces ahí pues lo que buscamos primero fue entender muy bien dónde estaba el cuello botella, entonces mapeamos su proceso comercial y ver el journey por el que pasaba el cliente desde que veía la pauta o el reel en Instagram y después qué pasaba hasta qué pagaba. Y ahí pues nos dimos cuenta que los cuellos de botella más grandes eran humanos, eran de capacidad de atención y de rapidez de atención, entonces empezamos a primero a trabajarlo sin tecnología, como hacemos para calificar más rápido y saber con pocas preguntas si esa persona es nuestro cliente ideal o no. Y ahí nos dimos cuenta que la mitad no calificaban.

Después empezamos a ver, bueno, de esas cuántas podemos cerrar en una interacción rápida, que antes vendían sólo por texto, por mensaje de texto, luego pasaron a vender, empezamos a vender en vídeo, en videollamada. Wow. Y ahí pues lo que descubrimos es que entre uno más, atrae al lead hacia un lugar muy íntimo, entre más íntimo es el lugar, pues más fácil y más rápido se cierra si uno tiene la técnica.

Es más fácil cerrar en una videollamada que cerrar por texto, pero también es más fácil cerrar en persona que cerrar en una videollamada. Entonces empezamos a llevar el flujo hacía que visitaran el local o que tuvieran una videollamada corta. Y luego ahí sí ya empezamos a implementar tecnología y empezamos a usar la inteligencia artificial en tres cosas, que eran los que más movían la aguja de la venta.

¿Cómo usar la inteligencia artificial para potenciar al vendedor, automatizar lo repetitivo y cerrar más ventas sin reemplazar al factor humano?

La primera era, bueno, en este caso chat GPT, pero cualquier IA de lenguaje y lo embebimos en plantillas de WhatsApp para poder responder a objeciones, por ejemplo. Siempre era, casi siempre, objeción de precio. Entonces, como ya sabíamos, entrenamos a ese agente para que pudiera darle ideas de respuestas al vendedor mientras tenía la llamada ahí en vivo.

La segunda cosa que hicimos fue automatizar el proceso de agendamiento de llamadas con Calendly, con el API de WhatsApp, para que, porque la vendedora perdía mucho tiempo agendando y reagendando citas. Entonces, ahí también, pues, gran uso de la tecnología. Y la última fue ya un poco más conectar todo al CRM.

Eso también es más un tema de automatización, pero todas las llamadas, los mensajes, las llamadas se pueden conectar al CRM y que se generen las tarjetas con toda la información del cliente. Y, pues, ahí ya el vendedor entra, cuando entra al lado humano, pues ya tiene toda la información centralizada en un solo lugar. En un solo sitio, claro.

Maravilloso, excelente. Y, además, creo que me gusta mucho, en este ejemplo que nos diste, que no necesariamente toda la inteligencia artificial estaba dispuesta para reemplazar el trabajo de un humano. Me gusta mucho que, por ejemplo, estén usando inteligencia artificial para darle herramientas al vendedor para atender objeciones.

Una cosa que usualmente toma mucho tiempo entrenar a un ejecutivo para que pueda atender las objeciones de manera correcta, porque no todos tenemos como esa habilidad de rápidamente poder tomar una objeción y transformarla en una oportunidad de venta. Entonces darle una herramienta a un ejecutivo, que incluso pudiera ser nuevo, pudiera estar recién llegando a la compañía y solo con esta herramienta ya pudiera ponerse al mismo nivel del resto de la capa de ejecutivos.

Me gusta mucho porque es una forma de implementar inteligencia artificial para resolver un problema real, pero que no necesariamente lo está haciendo para reemplazar a un humano, sino para aumentar sus capacidades y para nivelarlo hacia arriba, que es una de las cosas que yo creo que todos los que estamos en el mundo del emprendimiento deberíamos estar mirando. Siempre está esta mirada como pesimista de la inteligencia artificial me va a quitar el trabajo, y yo soy de los optimistas que piensa que no, que si yo puedo utilizar las herramientas eso va a aumentar mis capacidades y me va a ser mejor profesional.

Totalmente, si yo lo que creo es que te va a quitar el trabajo si no aprendes a usarla. Correcto, 100%, 100%, y ahí te hago otra pregunta porque yo siempre he comentado y lo conversamos mucho en los episodios del podcast que tiene que haber un balance, no todo se va a automatizar y no todo se va a dejar como trabajo manual, pero cuéntame en tu experiencia qué partes de ese proceso comercial tú sí o sí llevarías a automatizar y cuáles son las cosas que nunca automatizarías.

¿Qué partes del proceso de ventas conviene automatizar con IA y cuáles deberían seguir siendo 100% humanas?

Sí, bueno eso es en ventas sobre todo hay una parte muy humana sobre todo en ventas de alto valor y de servicios, hay cosas que sí yo he visto unas inteligencias muy interesantes que venden por ejemplo teléfonos en un e-commerce y hay un botón de pagar y abajo hay un botón de negociar el precio y tú puedes negociar con la inteligencia el precio de lo que está ahí, yo digo ok bueno eso creo que funciona para comprar digamos hasta un celular que está que es de alto valor pero pues se puede comprar sin una persona en la mitad pero luego la mayoría de servicios y muchos productos si necesitan una parte humana.

Entonces te voy a decir que automatizo o que le recomiendo yo automatizar siempre a las personas con las que trabajo, uno es la calificación inicial eso se puede hacer con un formulario que lleve información a un excel, a un sheet y luego con un agente de inteligencia artificial se puede filtrar esos leads e incluso darle alguna respuesta las respuestas iniciales de calificación, los bots de whatsapp también lo hacen muy bien e incluso también he visto agentes de voz que te llaman y te hablan en el acento que tú quieras y te van calificando pregunta por pregunta.

Nosotros tuvimos la oportunidad de utilizar un agente de voz para un ejercicio con un cliente y una de las cosas que fue más gratificante fue poder decir bueno para tu oficina que está en Colombia el agente de voz puede tener acento colombiano pero para tu oficina que está en Argentina podemos tener acento argentino y para tu oficina que está en Uruguay podemos tener acento uruguayo y que eso no sea disruptivo para tus ejecutivos ni para tus clientes.

yo creo que las herramientas han avanzado tanto que pueden llegar a ese nivel si es impresionante además acento colombiano de qué ciudad entonces bueno esa es la parte de la calificación que yo recomiendo empezar a automatizar luego está la parte del seguimiento que hay negocios en los que hay que hacer mucho seguimiento hay una estadística que dice que en ventas B2B el prospecto empieza a tomar decisiones de compra.

Después del quinto seguimiento y máximo hasta el número 12 imagínate tú haciendo 12 seguimientos pues eso es muy automatizable y se puede también hacer vía el CRM o el API de whatsapp y la tercera cosa son las métricas tú puedes pasar a un tablero notion o en tu CRM donde sea que lleves tus métricas o incluso un excel lo que va pasando a diario sobre todo si la venta la estás haciendo a través de algún medio tecnológico no si es a través de una videollamada puedes conectar a alguna herramienta que te da la información de ahí que hay unas súper especializadas en ventas como samu.ai es una que me parece bien interesante es como un coach de ventas además e incluso si estás haciendo ventas en persona.

También hemos experimentado con grabar lo último que vi de tecnología esto yo creo que no ha llegado a Colombia son unas gafas marca rayban que graban las conversaciones que tú tienes y de una las puedes pasar por tu inteligencia de preferencia y te analiza lo que pasó en la llamada en la conversación en vivo maravilloso entonces bueno esas tres cosas son muy automatizables y cosas que yo no creo que se puedan automatizar todavía y no sé cómo evolucionará pero lo primero es después de calificar esa primera conversación de presentar el servicio una cosa es hacer una serie de preguntas para saber si el cliente es buen lead o no y otra es ya explicar el servicio contar de qué se trata.

pues pues entender desde el dolor del cliente como el servicio del producto te va a ayudar y hay una cosa que yo creo que es como súper importante que muchas veces cuando uno está teniendo esa conversación el cliente no necesariamente te está contando su dolor sino que te está contando un síntoma entonces entender que detrás de ese síntoma lo que está pasando es un dolor dentro de la compañía dentro de la empresa yo creo que esa sutileza todavía necesita de ese factor humano que todavía la inteligencia artificial no logra interpretar.

 

¿Por qué el CRM y la inteligencia artificial solo funcionan si el proceso de ventas está bien definido y el vendedor aporta el factor humano?

Esas cosas que están por detrás de ese síntoma que el cliente me está describiendo totalmente sí porque además en ventas pasa mucho ya más avanzado el proceso cuando vas a cerrar que cuando la gente pone objeciones muchas veces lo que está diciendo no corresponde realmente con lo que lo está evitando tomar una decisión entonces ahí sigue entra mucho el talento y el olfato del vendedor que esa es la siguiente cosa que yo creo que no se puede automatizar la etapa de objeciones que la etapa de objeciones además puede empezar en cualquier momento puede empezar de entradita en la primera conversación o ya cuando los tienes casi convencidos pero empiezan a decir esto está muy caro o tengo miedo que esto no me funcione o yo no tomo las decisiones solo y me toca hablar con 20 áreas de la empresa y ahí pues así creo que el vendedor es un factor muy importante para entender el sistema bajo el cual esa persona está para la visión de compra y el tercero es el cierre es ya el momento de pedir la venta eso tiene que ser súper personal súper conexión humana no sentirse tan trans como una transacción sino como un tema más de suficiente confianza de parte del cliente en todo el proceso comercial

que hemos hecho que toman la decisión y en ventas pasa mucho que la gente le compra es a la persona al vendedor más que a la empresa entonces pues ahí yo no veo todavía a un bot o a una y a un agente de voz siendo como el que tiene en ventas pasa mucho que no tiene su cartera de clientes y no importa la empresa que uno vaya o el lugar donde se mueva sus clientes van con uno no sé si eso va a pasar alguna vez con la inteligencia artificial.

es una idea interesante a pensar que en algún momento puede existir un agente de inteligencia artificial con su propia cartera eso es una idea interesante una de las cosas que tú mencionaste y que yo creo profundamente en ello es que todos estos procesos deben dejar la información centralizada en el CRM sí porque tener la información centralizada en el CRM me permite también tenerla disponible para todos los miembros de la empresa incluso para los agentes de inteligencia artificial entonces en esa línea me gustaría preguntarte el CRM y la inteligencia artificial juntos, ¿cómo los combinas para poder acelerar el proceso?

Bueno primero debo decir que es muy común en las pymes que usan el CRM como un archivo como un folder allá de información y no le sacan provecho a todo lo que se podría hacer con un buen CRM entonces ese es el error número uno que veo de entrada y luego veo que cuando quieren implementar automatizaciones con el CRM o inteligencia artificial tienen procesos rotos de venta entonces pues la automatización.

y la inteligencia lo que hace es hacer ese caos todavía más grande y más costoso entonces para una empresa que no tiene todavía claro cómo es que califica bueno cómo entran sus clientes cómo los califica qué paso sigue el vendedor para llevarlo por el proceso comercial cómo gestiona objeciones y todos estos números de la fórmula de ventas de yo sé que cierro tanto por ciento mi ciclo de ventas es tanto pues no vale la pena todavía entrar a conectar ni automatizaciones ni inteligencia porque yo lo veo como ponerle gasolina super premium a un carro que no tiene motor.

Y en esa línea pensando en eso porque definitivamente yo creo que el no utilizar o no sacarle provecho a tus herramientas te va a limitar en tu proceso comercial o sea definitivamente si tienes todas estas herramientas a disposición usando el mismo ejemplo de los vehículos si tienes un Ferrari que puedes utilizar pero no lo sabes manejar o no lo sabes no le sabes sacar provecho vas a ir a 10 kilómetros por hora todo el tiempo en la vía no importa que tengas el carro más rápido pero entonces en esa línea qué habilidades tiene que tener un ejecutivo que qué habilidades tiene que tener un vendedor para poder trabajar con inteligencia artificial pero no volverse dependiente de las herramientas.

¿Qué habilidades debe desarrollar un vendedor para usar la inteligencia artificial con criterio y no volverse dependiente de ella?

Bueno entonces ahí está como el otro espectro estaba en un lado del espectro de los que todavía no están listos para usar la inteligencia y pueden todavía con procesos manuales hasta que los estandaricen ahí sí conectarla y luego están los que ya están como abusando de ella y se vuelven un poco adictos a que entonces cualquier cosa tengo que preguntarle a mi agente porque yo no sé responder y no la verdad es que en ventas también hay que tener mucho tacto mucho como talento de improvisación hay que estar todo el tiempo entrenándose en hacer pitch comercial en donde toque en hacer cierres también como toque entonces pues no siempre vas a tener a la mano la inteligencia artificial y yo creo que esa es la primera habilidad que un buen vendedor debería tener para que la inteligencia artificial le funcione es tener olfato es saber cuándo sí usarla y cuándo no y ahí pues yo creo que los vendedores que los vendedores que más éxito van a tener con la inteligencia son los que ya tienen la experiencia de vender sin inteligencia porque van a saber exactamente qué preguntarle cuándo preguntarle y cuándo sí y cuándo no usarlo ese es un caso de uso el otro es cuando es el hambre de aprender.

yo creo que eso esa habilidad la de tener cualquier persona pero sobre todo un vendedor porque todo el tiempo hay cosas nuevas en el mercado pasando y uno tiene que estar constantemente con él con él el software más actualizado de vendedor que uno pueda para entender todo cómo funcionan las herramientas que se puede usar que no hace que no hace falta en mi mercado que funciona y que no funciona y también yo creo que uno debería ya ser capaz de un poco de no de hacer by coding no es todo que está súper de moda y yo puedo programar sin saber programar solamente prompteando.

pero creo que hay un nivel de yo creo un vendedor debería saber hacer sus propias automatizaciones con el CRM y no depender del de tecnología o aprender a hacer sus propios prompts maestros para responder objeciones y no esperar a que venga el coach de ventas a darle el prompt entonces uno como vendedor siempre tiene que estar entrenándose sin que la empresa o alguien más lo entrena aún y la última la tercera esta es una habilidad que además está en estos estudios que hace el foro económico mundial de las top 10 habilidades que debería tener una persona en el mercado laboral actual.