Dessa forma, os colaboradores sentem-se sobrecarregados e desmotivados com suas responsabilidades, reduzindo sua produtividade e não alcançando os objetivos propostos.
Grande parte deles realiza tarefas que demandam bastante tempo, mas, graças às implementações tecnológicas, existe a automação de atividades recorrentes e operacionais para o ser humano. Elas minimizam erros e permitem que o colaborador dedique seu tempo valioso ao planejamento de como executar a automação por meio de workflows.
Para começar, deve-se ter em mente que a automação é um processo no qual se utiliza a lógica por meio de regras para realizar atividades repetitivas sem a necessidade de intervenção manual. A partir do momento em que essa configuração é estabelecida, o fluxo automatizado pode executar diferentes tarefas, tais como: lembretes, envio de e-mails, divulgação de produtos e serviços, entre outras, permitindo que a equipe da empresa se concentre em atividades mais estratégicas.
A automação de atividades em uma empresa mediante o estabelecimento de regras lógicas por meio da tecnologia é chamada de: Workflow. Na área de marketing, os workflows desempenham um papel fundamental, já que, por meio dessa implementação, é possível rastrear leads e prospects, otimizando os recursos para gerar mais vendas.
É fundamental mencionar que os workflows contam com diferentes ações automatizadas, programadas de acordo com as informações dos seus usuários. Com base no comportamento que as pessoas apresentam na internet, essas informações ajudarão a enviar o conteúdo desejado por meio de listas e e-mails programados.
Implementação de workflows na empresa
Para implementar um workflow nos processos comerciais, é preciso considerar: quais serão os critérios de inscrição, quais informações você precisa de seus contatos, empresas, orçamentos e tickets e como as informações necessárias deverão ser atualizadas.
Você pode implementar isso nos diferentes departamentos da sua empresa:
Vendas
Por meio dos workflows, seus consultores poderão manter atualizadas as informações sobre novos leads e, da mesma forma, realizar a gestão e avançar no processo de vendas sem que o contato perca o interesse. Além disso, com os dados firmográficos e tecnológicos que você tiver sobre as pessoas interessadas em seu serviço ou produto, será possível implementar estratégias específicas para concretizar vendas online.
Serviço ao cliente
Os leads gerados pela internet podem ser direcionados automaticamente para o responsável designado. O líder do processo de automação poderá programar o envio de notificações e, da mesma forma, acompanhar as reuniões solicitadas por clientes ou prospects.
Marketing
Você poderá se reconectar com leads ou clientes que não tiveram atividade recente em seu site por meio da nutrição inicial, enviando e-mails de boas-vindas e conteúdos de valor (artigos de blog, e-books).
Benefícios
Os e-mails automatizados melhoram de forma exponencial o relacionamento com os leads, pois promovem aproximação com cada um deles sem demandar tempo excessivo. Essa estratégia gera um impacto positivo no marketing digital, uma vez que permite a distribuição de newsletters e comunicados em escala.
De acordo com as regras lógicas e as respostas dos seus usuários, o workflow gera ações que se ramificam conforme o fluxo definido pela sua equipe.
Exemplos de automação com workflows
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Inscrever um usuário em uma campanha de funil quando ele baixa um material rico do seu site.
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Mover cada cliente potencial para uma etapa diferente do funil quando ele realiza uma ação específica.
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Criar um novo ticket no sistema quando alguém entrar em contato pelas redes sociais ou por e-mail.
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Remover registros duplicados assim que forem detectados.
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Remover contatos da base de dados se permanecerem inativos durante um determinado período de tempo.
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Estruturar um processo de aprovação de despesas.
Relação dos workflows com marketing
Como mencionamos anteriormente, os workflows são projetados para otimizar o trabalho das empresas. A seguir, você confere alguns motivos relevantes para começar a implementá-los:
Comunicação com o cliente
O mais importante para um cliente é que a empresa atenda às suas necessidades de forma rápida. Por isso, por meio dos workflows, é possível ter controle sobre as solicitações, já que as notificações são geradas automaticamente. Além disso, a ferramenta possibilita o envio de pesquisas e informativos ao cliente.
Envio de e-mails
Os workflows ajudam no envio de grandes volumes de e-mails que chegam diretamente à caixa de entrada do cliente, e não ao spam, garantindo que o objetivo da mensagem seja alcançado.
Outro benefício dos workflows é qualificar seus leads até que estejam prontos para comprar seu produto ou serviço. Isso economiza tempo nas atividades diárias e melhora a eficiência operacional, enquanto seus clientes recebem comunicações oportunas, como e-mails de agradecimento ou informações relevantes sobre suas campanhas.
Processos manuais não são adequados para conduzir campanhas de e-mail marketing e, caso sua empresa tenha uma base de contatos extensa, a tarefa torna-se inviável. Por isso, ao implementar um workflow, essa rotina se torna automática, exigindo apenas uma segmentação precisa de contatos.
Para realizar essa atividade, é necessário utilizar ferramentas de marketing automation. Com a ferramenta de workflows da HubSpot, você terá a oportunidade de personalizar e adicionar critérios de segmentação e gatilhos conforme as necessidades da sua empresa.
Como criar um workflow de marketing automation de sucesso?
A seguir, confira 5 passos que você deve seguir para alcançar o sucesso com seu workflow de marketing automation.
Definir o objetivo
Este deve ser sempre o primeiro passo de qualquer estratégia: estabelecer o objetivo desejado. A partir dele, você definirá quais ferramentas serão necessárias para alcançá-lo. Vale lembrar que os objetivos podem ser diversos: engajar clientes, aumentar vendas, captar novos leads, entre outros.
Analisar as ofertas de conteúdo
Se o seu workflow tiver como base ofertas de conteúdo, analise o perfil das pessoas que clicaram nos conteúdos de valor (artigos de blog, e-books, chamadas para ação). Com base nessas informações, crie conteúdos estratégicos e envie-os por meio do workflow planejado, aumentando a geração de leads qualificados.
Criar uma lista dos seus contatos
Se você deseja construir e fortalecer o relacionamento com seus contatos, desenvolva uma lista inteligente baseada no histórico de interação com sua empresa. Considere fatores como: cliques em publicações de redes sociais, formulários e número de visitas ao site.
De acordo com a segmentação da lista, configure um workflow de e-mails para aproveitar os dados existentes e garantir que o conteúdo seja relevante para pessoas que já demonstraram interesse na sua marca.
Contatos prontos para a compra
Na criação do workflow, defina como objetivo nutrir os contatos que estão prontos para comprar seus produtos ou serviços. Identifique páginas e materiais que influenciam diretamente a conversão em vendas, como cases de sucesso, ofertas de teste gratuito e estudos de caso.
Dê as boas-vindas aos novos clientes
Uma excelente maneira de acolher novos clientes é por meio de e-mails estruturados, demonstrando a satisfação de tê-los como clientes. Você pode segmentar essas mensagens por meio de um workflow, agrupando contatos por critérios específicos: idade, produto adquirido, gênero.
Com essas informações, você poderá estruturar um workflow para alcançar o objetivo definido, mantendo o foco na geração de conteúdo relevante para seus prospects. A HubSpot oferece ferramentas de workflows para que essa criação seja eficiente e segmentada conforme a sua necessidade.
A HubSpot oferece às empresas a oportunidade de otimizar os processos realizados por todos os departamentos em uma única plataforma. Por essa razão, é uma das soluções mais completas para automação via workflows, organizando fluxos e evitando desalinhamentos operacionais entre as áreas.
Finalmente, a HubSpot é uma plataforma ideal para empresas em crescimento que ainda não tiveram a oportunidade de automatizar processos, bem como para empresas que já possuem seus processos definidos. Inicie com um plano básico e, à medida que identificar novas demandas nos processos, adapte a solução conforme o necessário.
